Планирование и организация мероприятия могут быть трудоемкой и утомительной задачей. Нанимая event-агентство, вам не понадобится волноваться об управлении, организации и подготовке вашего мероприятия. Агентство по организации мероприятий работает по установленному графику и управляет всеми процессами, чтобы сделать ваше мероприятие успешным и неподражаемым.

Все, что вам необходимо сделать, — это выбрать подходящее агентство и передать ответственность за мероприятие мастерам. Как же выбрать event-агентство, отвечающее требованиям вашей стратегии?

Хорошее резюме имеет очень важное и серьезное значение

Первое, что вам необходимо сделать, перед тем как начать поиск агентства по организации мероприятий, — определить, чего вы ожидаете, что вам необходимо и чего вы хотите достичь. Если вы этого не сделаете, не нужно надеятся, что агентство угадает, чего вы в действительности хотите. Определение целей — это, все таки, одна из самых составных частей брифа для event-агентства.   Начните с определения определенной цели или проблемы, которую вы хотите решить. Напишите короткое описание того, какое влияние должно оказать мероприятие на вашу потенциальную аудиторию.  Сосредоточьтесь на том, что мероприятие должно вызвать у аудитории на уровне мыслей, эмоций и действий. Пишите просто и ясно, во избежание недоразумений. А если вы хотите заказать ивент агенство в , смотрите подробнее на сайте paprikaevent.kz.

Не забывайте, что цели бывают разнообразными — не только продажи, но и остальные виды деятельности. Изложив цели мероприятия в начале брифа, вы позволите конкурсантам понять, что им необходимо сделать, и поможете им сосредоточиться на поиске лучшего творческого решения. Подобный подход даст агентству максимальную возможность делать то, в чем оно действительно хорошо разбирается, — применять собственный креативный потенциал для достижения ваших целей.  Вы можете применить подготовленный нами шаблон краткого описания мероприятия. Это точно упростит вам креативный процесс подготовки описания идеи мероприятия.

Опыт имеет очень важное и серьезное значение

Многие считают, что организация мероприятия — это всего только несколько телефонных звонков и резервирование места. Но для планирования и организации мероприятий вам понадобится довольно широкий набор компетенций. Выбирайте агентство, опираясь на его опыте, а не на наименовании и красивом сайте. Никогда не нанимайте сетевое агентство, не проверив его местный опыт. Также не забывайте, что не все event-агентства предлагают все услуги, однако они могут работать с прекрасными подрядчиками. Это абсолютно не плохо. Даже очень хорошие компании, которые занимаются организацией мероприятий, применяют партнеров для самых разных аспектов мероприятия, и результаты оказываются прекрасными.

Ищите агентство с опытом и страстью к тому, что они выполняют.  Обычно агентство, которое работает на рынке уже какое то время, выполнило значительное количество проектов и даст вам гарантию замечательного качества работы. Вы можете упомянуть в собственном брифе, что хотите увидеть некоторые из проектов, сделанных агентством.

Хорошее агентство по организации мероприятий может сделать намного больше, чем запустить в воздух несколько воздушных шариков. Позвольте event-агентству стать вашим стратегическим партнером и Вам помочь в создании стратегии проведения встречи. Это сделает мероприятие больше, чем просто вечеринка — оно будет частью послания вашего бренда.

Проведите исследование

Не отправляйте запрос на предложение десятку компаний. Проведите исследование перед отправкой брифа. Если вы хорошо проведете исследование, у вас будет 2-3 агентства на выбор. Часто агентства отказывают клиенту, когда узнают, что будет дюжина претендентов. В конечном счете вы обнаружите, что потеряете больше нервов и времени на такой большой тендер, чем если бы вы заранее провели маркетинговое исследование и пригласили только узкую, отобранную группу агентств.

Узнать лучше друг друга

Ознакомьтесь с участниками торгов и лучше узнайте друг друга. Персональные встречи — оптимальный способ сделать это. Убедитесь, что они понимают ваши ожидания. Вслушивайтесь к задумками, которые они предлагают, к рекомендациям, которые они дают, и пользуйтесь их опытом. Посмотрите очень внимательно на то, как они общаются. Как быстро агентство ответило на Ваш запрос? Понимаете ли вы друг друга без проблем? То, как агентство общается между клиентом и агентством, многое говорит про то, как оно подходит к собственным клиентам. Относитесь к event-агентству как к партнеру, а не как к помощнику или поставщику. Выложите все собственные карты на стол и скажите агентству, если что-то изменится. Объясните, что вы думаете, чего хотите добиться и что вас волнует.

Не нужно позволять бюджету быть тайной

Прозрачность в отношении бюджета, которым вы располагаете, — это элемент, которого очень хотят ивент-агентства. Иногда это даже нужно. Если агентство знает бюджет, оно может избежать траты вашего и собственного времени, представляя то, что вы не сможете выполнить по финансовым причинам, или предложит то, что слишком плохо отвечает вашим ожиданиям. Возможно, как возможный клиент event-агентства, вы знаете, сколько рассчитываете потратить на собственный проект, поэтому, раскрыв собственный бюджет, вы можете быть уверены, что все агентства ответят на Ваш запрос в тех же параметрах, которые указаны в брифе.  Это даст вам представление про то, что вы можете получить за эти деньги.

Попросите рекомендации

Другой этап — сбор заявок. Предложение должно быть ответом агентства на Ваш бриф. Он должен в себя включать полную смету затрат, охватывающую все пункты мероприятия, предварительное расписание мероприятий, сценарий, описание оформления сцены, предложение по диктору, артисту, гаджетам и т.д. Умно попросить рекомендации. Но на этот раз попросите рекомендацию от клиента, чье мероприятие прошло не очень гладко. Мы не совершенны, и каждый может выполнять ошибки. Однако это даст вам полное представление про то, как агентство справляется со проблемными ситуациями.

Резюме

Выбор event-агентства обычно определяется большинством факторов, предоставленными рекомендациями, креативными идеями, общением, бюджетом, способностями и опытом.  Однако самых лучших результатов вы добьетесь, играя в командную игру. Вы и агентство играете как одна команда. В конце концов, это симбиотические отношения. Отношения, основанные на партнерстве, а не на конфигурации заказчик/поставщик, дадут гораздо лучшие результаты.